В ходе заседания

Содержание

Подготовка совещаний и оформление протокола

В ходе заседания

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

О каком протоколе пойдет речь?

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

  • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
  • и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

  • регламента работы;
  • плана работы на ближайший год;
  • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

https://www.youtube.com/watch?v=tJ4fXqvSQHQ

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.

), который относится к категории специалистов или руководителей.

Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа.

Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

Пример 1

Пример 2

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики.

Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров.

Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13).

Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума).

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер и дату;
  • место составления протокола;
  • заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Открытое акционерное общество Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»

(ОАО Агентство «Роспечать»)

Пример 4

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Пример 5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Воронежский политехнический университет

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Пример 6

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34972-podgotovka-soveshchaniy-i-oformlenie-protokola/

Порядок проведения судебного заседания: помощь адвоката

В ходе заседания

ВНИМАНИЕ: смотрите видео с дополнительными советами адвоката о поведении стороны по делу в суде. Звоните нашему адвокату прямо сейчас!

Как проходит предварительное судебное заседание?

Предварительное заседание по ГПК РФ проходит в следующем порядке:

  1. Судья открывает предварительное заседание и объявляет состав суда и секретаря судебного заседания
  2. После этого судья говорит о названии дела, по которому проходит заседание
  3. Судьей устанавливаются личности лиц, которые явились в заседание
  4. Далее судья разъясняет участвующим лицам их права, а также право заявить отвод судье и секретарю. На этой стадии лица праве заявить ходатайство или отвод судье или секретарю
  5. В случае заявления участниками процесса ходатайств, они разрешаются судом, в том числе, с удалением в совещательную комнату, и оглашением определения суда
  6. Далее судом в предварительном заседании могут уточняться обстоятельства по делу, сторонами могут быть даны пояснения по делу, могут быть представлены дополнительные доказательства по делу. Судья может выяснить у сторон, имеется ли возможность их примирения. В завершение судья выясняет у сторон, можно ли завершить предварительное заседание и назначить рассмотрение дела по существу
  7. После разрешения всех ходатайств, выяснения обстоятельств по делу, судом либо откладывается предварительное заседание, либо назначается рассмотрение дела по существу. Лицам разъясняется право ознакомиться с протоколом заседания и принести на него замечания

   В предварительном заседании производство по делу может быть приостановлено, прекращено или заявление оставлено без рассмотрения, а может быть разрешен вопрос о передаче дела в другой суд по подсудности, могут рассматриваться возражения ответчика о пропуске истцом срока исковой давности.

Предварительное заседание по АПК РФ проходит аналогично, как и по ГПК РФ.

   Кроме того, по ГПК РФ и АПК РФ судья при согласии участников может завершить предварительное заседание и открыть судебное заседание в первой инстанции.

Предварительное слушание по УПК РФ проводится в закрытом заседании с участием сторон и заключается в следующем:

  1. Судья открывает заседание и объявляет, какое дело и в каком составе суда рассматривается, а также при каком секретаре заседания и с участием какого прокурора и защитника проводится заседание
  2. Далее судья устанавливает лиц, которые участвуют в предварительном заседании, а именно, обвиняемого и потерпевшего
  3. После этого судья разъясняют права лицам, участвующим в предварительном слушании
  4. В предварительном заседании могут быть заявлены ходатайства, которые после выяснения мнения других участников процесса, подлежат разрешению судом
  5. По результатам предварительного слушания дело может быть направлено по подсудности, возвращено прокурору, производство по делу приостановлено или прекращено, назначено заседание

Как идет основное судебное заседание в суде первой инстанции?

по ГПК РФ основное заседание проходит в следующем порядке:

  1. Судья открывает заседание, объявляет состав, устанавливает личности явившихся участников, разъясняет участникам процесса права, участники вправе заявить ходатайства, которые суд обязан разрешить
  2. После этого суд переходит, так сказать, к сути, сторонам по очереди предоставляется право выступить со своими пояснениями по существу спора. После выступления каждой стороны, другая сторона вправе задать вопросы своему оппоненту, также вопросы могут быть заданы судом
  3. После дачи пояснений, судом исследуются доказательства по делу: исследуются материалы дела, допрашиваются свидетели, специалисты при необходимости
  4. Участникам процесса предлагают выступить с дополнениями. Если дополнений нет — суд переходит к судебным прениям
  5. В судебных прениях участники процесса имеют возможность еще раз выступить со своими пояснениями, дополнениями, обратить внимание суда на какие-то моменты
  6. После прений участникам предлагается выступить с репликами, после чего суд удаляется в совещательную комнату для вынесения решения по делу

по АПК РФ основное заседание проходит также как по ГПК РФ, но в ускоренном режиме, потому что суд, как правило, не разъясняет никакие права, не исследует материалы дела, а ограничивается только заслушиванием выступлений сторон, прениями и репликами, после чего удаляется в совещательную комнату. В отдельных случаях судом могут допрашиваться свидетели и специалисты

по УПК РФ судебное следствие может завершиться быстро, без исследования доказательств при особом порядке, или длиться очень долго (ни один день), когда процесс идет в общем порядке. Стадии основного заседания заключаются в следующем:

  1. Председательствующий судья открывает заседание, говорит о том, какое дело и в каком составе рассматривается, при каком секретаре и с участием какого прокурора и защитника
  2. Устанавливается личность подсудимого и потерпевшего
  3. Разъясняется право заявить отвод, а также разъясняются права подсудимому и потерпевшему
  4. Далее определяется порядок исследования доказательств по делу
  5. Прокурор оглашает обвинительное заключение
  6. Допрашиваются подсудимый, потерпевший, свидетели
  7. Исследуются материалы дела и вещественные доказательства
  8. После исследования всех доказательств, решается вопрос о завершении судебного следствия и переходу к судебным прениям
  9. Участники процесса выступают в судебных прениях, а затем с репликами
  10. Подсудимому предоставляется последнее слово
  11. Председательствующий удаляется в совещательную комнату для постановления приговора

ИНТЕРЕСНО: как отложить Ваше заседание в суде читайте на нашем сайте

Как проходит судебное заседание в вышестоящей инстанции?

    В вышестоящих инстанциях судебные заседания проводятся по аналогии с судом первой инстанции со своими изъятиями в ускоренном режиме, а именно: участники процесса выступают по доводам своей жалобы и возражений на жалобу, могут выступить с дополнениями, после чего суд удаляется для принятия решения по делу. Часто участники процесса ограничивается по времени для выступления. То есть, в вышестоящей инстанции суд не исследует все досконально, рассматривает дело с учетом поданной жалобы.

   В судебном заседании вышестоящей инстанции имеется судья докладчик, который кратко излагает суть дела и поданной жалобы и возражений на нее.

ВНИМАНИЕ: смотрите видео арбитражные споры, а также читайте про порядок рассмотрения дела в суде второй инстанции по ссылке на сайте

Где слушаются судебные заседания по делу?

   По правилам все судебные заседаниям по делам должны проходить в залах судебных заседаний.

   Однако, в судах общей юрисдикции встречаются случаи, когда залов не хватает, и заседания могут проводиться в кабинетах судей.

   Кроме того, в отдельных случаях могут проводиться выездные заседания, т.е. вне здания суда. Чаще всего такие заседания проводятся по месту, где находиться большая часть доказательств.

Также выездные заседания проводятся, если необходимо осмотреть место происшествия или место, например, расположения границ двух земельных участков.

В таком случае судья вместе со всеми участниками процесса выезжают на место, осуществляют осмотр и возвращаются в помещение суда, где дело разрешается по существу и в совещательной комнате принимается решение.

   Кроме того, участники могут принимать участие в процессе с помощью систем видеоконференц-связи.

   В настоящее время арбитражными судами проводятся онлайн-заседания, когда участники процесса могут находиться в своих кабинетах на рабочих местах и даже дома, если у них есть техническая возможность участия в таких заседаниях.

Сколько судебных заседаний проходит до принятия решения?

   На вопрос о том, сколько судебных заседаний проводит до принятия решения, нельзя дать однозначного ответа.

Количество заседаний зависит от сложности дела, от явки сторон, от назначения экспертиз, от заявления ходатайств об отложении и т.п.

Иногда, участники процесса в каждом заседании предоставляют все новые и новые документы и доказательства, с которыми судье требуется время, чтобы ознакомиться, поэтому заседания откладываются.

   Кроме того, истцом могут уточняться требования, ответчиком заявляться встречный иск, что влечет за собой отложение дела.

   Таким образом, по некоторым делам достаточно одного заседания, а по другим и 10 заседаний мало, особенно, по большим уголовным делам. Некоторые дела рассматриваются судьями годами, что приводит к большому количеству судебных заседаний.

Как узнать результат судебного заседания при отсутствии в процессе?

ПОЛЕЗНО: также читайте, как узнать на какой стадии находится Ваше дело в суде по ссылке на нашем сайте АБ «Кацайлиди и партнеры»

   Если лицо отсутствовало в процессе, то узнать результат можно нескольким способами:

  • позвонить секретарю или помощнику судьи и уточнить результат
  • зайти на сайт суда и посмотреть информацию о результатах рассмотрения дела. В судах общей юрисдикции сначала просто отражается информация о том, удовлетворен иск или нет, а на сайтах арбитражный судов можно на следующий день посмотреть резолютивную часть решения. Система арбитражных судов более открытая, чем система судов общей юрисдикции
  • в новостной ленте отдельных судов размещается информация о результатах рассмотрения отдельных дел
  • самый долгий вариант, как узнать результат, это дождаться судебного акта, который суд направит самостоятельно, либо по запросу участника о направлении акта по почте или электронной почте

   По уголовным делам информацию по телефону могут не предоставить, а также по делам с закрытыми судебными процессами, только если была заранее договоренность, например, с секретарем.

   Если остались вопросы, то обязательно звоните или пишите нашему юристу Адвокатского бюро «Кацайлиди и партнеры» г. Екатеринбург.

Отзыв о работе адвоката

© адвокат, управляющий партнер АБ “Кацайлиди и партнеры”

А.В. Кацайлиди

Источник: https://katsaylidi.ru/blog/kak-prohodit-sudebnoe-zasedanie/

Как правильно протоколировать совещания

В ходе заседания

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколированиеИдеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещанияВсе сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование
Все по-разному понимают итоги встречиВсе одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещаниеУчастники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах
Необязательность выполнения принятых на совещании решенийОбязательность выполнения принятых к выполнению задач – ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок
Несоблюдение или отсутствие повестки совещанияСледование визуальной повестке совещания
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще – еще позжеПротокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!
На контроль принятых решений уходит много времениНа контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании.

Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

  • Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
  • Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
  • Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
  • Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
  • Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
  • Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
  • Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
  • Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1.

, вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось.

Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше.

Эти договоренности могут быть трех видов:

  • Решения, которые касаются всех
  • Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
  • Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение.

Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания.

По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания.

Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу.

Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-

Источник: https://rulesplay.ru/articles/7-sostavlyayushchikh-rezultativnogo-protokola-soveshchaniya/

Как проходит суд (советы практикующего юриста)

В ходе заседания
Правильный зал заседаний в суде. Источник: Яндекс Картинки

Всем здравствуйте!В своей предыдущей статье я кратко осветил вопрос подачи искового заявления в суд. Теперь же настало время поговорить о том, как же этот самый суд будет проходить.

Эта статья будет меньше предыдущей, поскольку сам вопрос несколько проще.Итак, мы подали наше исковое заявление в суд и теперь ожидаем дальнейшего развития событий. Если мы всё сделали правильно, то суд примет наш иск к производству.

В противном случае, его либо возвратят нам, либо оставят без движения, дав срок для устранения недостатков.По закону судья в течение пяти дней со дня поступления искового заявления в суд обязан рассмотреть вопрос о его принятии к производству суда (ч. 1 ст. 133 ГПК РФ).

На как же нам узнать о том, принял суд наш иск или нет? Конечно, суд обязан выслать нам по почте копию определения о принятии к производству, либо об оставлении без движения. Однако, на практике, ждать этого приходится очень долго.

Для того, чтобы лучше контролировать ситуацию, оптимальным вариантом будет воспользоваться интернетом. У каждого суда общей юрисдикции есть свой сайт, на котором публикуется информация обо всех делах, находящихся в его производстве. Как правило этот сайт будет иметь стандартный вид.

Сайт Спировского районного суда Тверской области. Источник: сайт суда.

У столичных судов дизайн сайта несколько отличается.

Сайт Московского городского суда. Источник: сайт суда.

Чтобы узнать, как продвигается наше дело, нужно перейти в раздел “судебное делопроизводство”.

В случае с московскими судами, это будет раздел “поиск по судебным делам”. Поскольку мы, пока что, не знаем никакой информации о нашем деле, кроме фамилии истца и наименования ответчика, то нам остаётся искать по ним.

По своему опыту могу сказать, что по фамилии истца искать удобнее.

Поскольку, в предыдущей статье мы подавали иск в Перовский районный суд г. Москвы, то сейчас мы будем искать наше дело именно там.

Поиск по делам на сайте Перовского районного суда г. Москвы. Источник: сайт суда.

Отыскав в списке наш иск, мы можем перейти по ссылке с номером дела на его страницу и узнать всю нужную информацию.Естественно, что больше всего нас интересует информация о дате первого судебного заседания. Если мы всё сделали правильно, то её назначат сразу же, как только примут иск к производству.

Однако, не стоит преждевременно радоваться. Скорее всего, первое заседание будет обозначено, как “беседа”. Это означает, что данное заседание предварительное и на нём дело по существу рассматриваться не будет.

В принципе, в Москве на беседы можно спокойно не ходить, однако, некоторые региональные судьи могут назначить повторную беседу, в случае неявки истца, и даже оставить исковое заявление без рассмотрения в том случае, если истец так и не явится на подготовку.После того, как беседа проведена, будет назначена дата первого основного судебного заседания.

И на него нам, в любом случае, придётся прийти. Конечно, если мы по объективным причинам никак не сможем на нём присутствовать, то имеем возможность заблаговременно направить в суд ходатайство о рассмотрении дела без участия истца, но в некоторых случаях суд может отказать в его удовлетворении.

К тому же, бывают случаи, в которых суд не сможет рассмотреть дело в отсутствие истца, например, когда есть необходимость получить от него объяснения. В рамках рассмотрения иска, который мы подавали в предыдущей статье, судье будет необходимо своими глазами увидеть оригиналы документов, которыми мы обосновываем свои требования, в частности, договора и выписки по банковской карте.

Конечно, мы можем отправить их в суд по почте, вместе с ходатайством о приобщении к материалам дела, но, в таком случае, они там и останутся. Если же мы захотим получить их обратно, то нам придётся обращаться в суд с ходатайством об их выдаче из материалов дела.

А вот, если мы лично явимся в судебное заседание, то сможем просто представить оригиналы документов на обозрение суда, после чего спокойно забрать их обратно.Нельзя не сказать, что в судах бывают задержки, которые иногда могут доходить до нескольких часов.

В особенности это касается московских судов и некоторых особенно загруженных судов Московской области, в которых вполне можно провести целый день, ожидая начала заседания. При этом, вовсе не факт, что дело, в итоге, будет рассмотрено по существо. Весьма вероятно, что ответчик в судебное заседание не явится. В этом случае суд может отложить судебное заседание на другую дату.

Как правило, если ответчик не явился на два судебных заседания, на третьем рассмотрение дела происходит в его отсутствие. Впрочем, иногда суд переходит к рассмотрению дела по существу уже на втором, а то и сразу на первом судебном заседании.Нелишним будет отметить, что к судье в нашей стане принято обращаться не “ваша честь”, а “уважаемый суд”.

Впрочем, на первое обращение большинство судей не обижаются и не поправляют. Говорить в судебном заседании стоит только тогда, когда суд задаёт вам вопросы, за исключением совсем уж неотложных случаев.В конечном итоге, если мы соблюли все правила, а наши требования были законными и обоснованными, суд вынесет решение, которое и огласит прямо в ходе судебного заседания.

Однако, решение суда вступает в силу не сразу, за исключением отдельных случаев, а только по прошествии месяца со дня со дня его принятия решения в окончательной форме (ч. 1 ст. 209 и ч. 2 ст. 321 ГПК РФ). Это означает, что сначала суд должен изготовить полный текст решения, и только после этого начинает течь месячный срок на его обжалование.

После того, как решение суда вступить в законную силу, мы можем обратиться в суд с ходатайством о выдаче нам заверенной копии решения суда и исполнительного листа. Первое, в большинстве случаев, нам не понадобится, а вот исполнительный лист и станет тем самым документом, на основании которого мы и сможем, или не сможем, что куда вероятнее, получить наши деньги.

Первая страница исполнительного листа. Источник: Яндекс Картинки.

Получение исполнительного листа может затянуться, поэтому, перед поездкой в суд с целью его получения, стоит предварительно позвонить в суд и убедиться, что лист изготовлен и его можно забрать. В разных судах установлен разный порядок выдачи таких документов.

В большинстве из тех, где доводилось бывать мне, их выдают в “гражданской канцелярии” (отделе обеспечения судопроизводства по гражданским делам), но для этого вполне может быть и отдельный кабинет. Кроме того, в некоторых судах решения и исполнительные листы выдают помощники судей в приёмные часы.

Вот и всё.

Теперь мы с вами в общих чертах знаем, как защитить свои права в суде.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5dde9ba859178a1f5db6e4b2/kak-prohodit-sud-sovety-praktikuiuscego-iurista-5ddfae25aad43600ad0597c2

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.